Sklad na prodejně a na e-shopu se rozchází: proč a co s tím

Zákazník objedná poslední kus, vy jdete do regálu a ten kus tam není. Prodal se včera na prodejně. Teď musíte volat, omlouvat se a rušit objednávku, kterou už máte zaplacenou.

Stává se to i firmám, které mají sklad propojený. Důvod je nepříjemně jednoduchý: rozdíl nevzniká v přenosu dat, vzniká dřív.

Dva systémy mají dvě představy o jednom kusu

Pokladna na prodejně ví, co prošlo kasou. E-shop ví, co si objednali zákazníci. Každý z nich vede vlastní číslo a synchronizace mezi nimi jen posílá zprávy tam a zpátky. Dokud se všechno děje pomalu a v pořadí, sedí to. Jakmile se dva pohyby potkají ve stejné minutě, jeden z nich se přepíše.

Proto spolehlivost neroste tím, že se bude synchronizovat častěji. Roste tím, že skutečný stav vede jen jedno místo.

Kde se rozdíl rodí

Skoro vždy na jednom z těchhle míst:

• Prodej na prodejně, který se neodepsal. Vydáno bez účtenky, prodáno známému, vzato do montáže.
• Rezervace neodeslané objednávky. E-shop kus drží, pokladna o tom neví.
• Vratka a reklamace. Zboží se vrátí fyzicky, ale do stavu se nepromítne hned.
• Zboží na cestě. Přijato na sklad dřív, než dorazilo, nebo naopak.
• Servis a montáž. Díl se vezme z regálu do zakázky a nikdo ho neodepíše.
• Ruční oprava po inventuře. Někdo přepíše číslo, protože „to bylo špatně", a tím zahladí i příčinu.

Stojí za to si týden zapisovat, kde k rozdílu došlo. Skoro vždy se ukáže, že jde o dvě až tři místa, ne o deset.

Co to stojí

Zrušená objednávka nestojí jen marži. Stojí čas na vysvětlování, stojí hodnocení a stojí zákazníka, který podruhé zkusí někoho jiného. U dražšího zboží stačí pár takových případů za měsíc a je to dražší než celá evidence.

Co se dá udělat hned

I bez nového systému:

• Jedno místo rozhoduje o stavu. Určete které, i kdyby to byla pokladna, a všechno ostatní z něj jen čte.
• Každý pohyb se zapíše ve chvíli, kdy se stane. Výdej do montáže i prodej známému.
• Rezervace se počítá jako pohyb, ne až odeslání.
• Malá inventura na kritickém zboží, jednou týdně, jen na položkách, které se nejvíc prodávají.

Tohle zabere pár minut denně a rozdíly to zmenší. Neodstraní příčinu, ale ukáže vám ji přesně.

Kdy pomůže jedna databáze

Když prodáváte na prodejně a zároveň na webu, a k tomu ještě servisujete nebo montujete, je nejjistější cesta nemít dva sklady. Jedna databáze, ze které čte web i pokladna, nemá co rozcházet. Kus je buď volný, nebo rezervovaný, nebo vydaný, a to samé číslo vidí obsluha i zákazník.

Takhle to má postavené třeba prodejna kol, které jsme stavěli web i panel: jeden sklad pro regál, e-shop i servisní zakázky. Když se díl vezme do servisu, zmizí z e-shopu sám. Ukázku panelu si můžete proklikat.

Jak k tomu jdeme

Sklad bývá dobrá první etapa, protože je vidět hned a používá se od prvního dne. Má pevnou cenu, kterou znáte, než se začne, a po ní se rozhodnete, jestli se pokračuje dál.

Ceník a rozsah jsou veřejné. Když si nejste jistý, jestli se vám to vyplatí, domluvte si hovor zdarma.