Evidence zakázek v Excelu: kdy tabulka přestane stačit

Tabulka je nejlepší začátek evidence zakázek, jaký si můžete přát. Otevřete ji za vteřinu, sloupce si pojmenujete po svém a nemusíte se nikoho ptát. Proto v ní v malých firmách běží zakázky roky a funguje to.

Pak přijde den, kdy vám zákazník volá kvůli termínu, vy otevřete soubor a nevíte, jestli se díváte na platnou verzi. Tenhle článek je o tom, jak takový den poznat dopředu, protože se neohlásí. Přijde postupně a firma si mezitím zvykne na obcházení.

Šest situací, po kterých tabulka přestane stačit

Nejde o počet řádků. Excel unese víc zakázek, než kolik jich malá firma za rok udělá. Láme se to jinde:

• Do tabulky sahá víc než jeden člověk. Ve chvíli, kdy soubor otevírají dva lidé a jeden z nich pracuje v kopii, přestává existovat jedna platná verze.
• Tentýž údaj píšete na dvě a víc míst. Zakázka do tabulky, termín do diáře, materiál do poznámek, částka do fakturace. Každé místo navíc je místo, kde se to rozejde.
• Stav zakázky se nedá přečíst, musí se znát. Když sloupci „hotovo?" rozumí jen ten, kdo ho vyplňuje, není to evidence, ale poznámky.
• Historie se ztrácí. Kdo změnil termín a proč, se z tabulky nedozvíte. U reklamace nebo sporu je to první otázka.
• Zákazník se ptá na něco, co musíte hledat. Když odpověď na „kdy to bude" trvá déle než minutu, platíte si za hledání vlastním časem.
• Nemůžete odjet. Tabulka bez člověka, který ji vede, je jen seznam. To je nejdražší signál ze všech.

Jedna nebo dvě z nich jsou normální provoz. Když sedí čtyři, zpomaluje vás už samotná evidence.

Co to stojí, než se to změní

Ztracená zakázka je vidět hned. Horší je to, co vidět není: čas na přepisování, dotazy mezi lidmi, opravy faktur podle skutečnosti a termíny, které se posunou, protože se na ně zapomnělo.

Nepočítáme vám procenta úspor, protože v každé firmě vyjdou jinak. Spočítat se to ale dá, a spočítat byste si to měl sám: kolikrát týdně někdo přepíše tentýž údaj a kolik minut to zabere.

Co udělat, i kdybyste zatím nic nestavěl

Tohle se dá udělat příští týden a zadarmo:

• Jedna tabulka, jedno místo. Ne v příloze e-mailu, ne na ploše, jedna sdílená verze.
• Sloupec stav a pevná slova. Přijato, rozpracováno, čeká na díl, hotovo, fakturováno. Žádné volné psaní.
• Datum a jméno u každé změny termínu. Stačí sloupec „poznámka", ale musí se do něj psát.
• Zakázka má jedno číslo, které se objeví na nabídce, na výdejce i na faktuře.

Když tohle vydrží měsíc, zjistíte, kde vás to tlačí nejvíc. To je zároveň zadání pro první etapu vlastního systému, a je lepší než jakýkoli dotazník.

Kdy má smysl postavit vlastní evidenci

Hotových programů na zakázky je spousta a u firmy s jednou činností dávají smysl. Vlastní řešení se vyplatí tam, kde vedete víc činností najednou a hotový program je neumí spojit: výroba a prodejna, montáže a sklad, servis a e-shop.

Typický rozdíl je v jedné větě: v hotovém programu zakázku vedete, ve vlastním systému zakázka projde celým provozem. Přijde poptávka, vznikne nabídka, odepíše se materiál, vystaví se faktura. Data se nikde nepřepisují, protože jsou od začátku na jednom místě.

Excel u toho nemusí skončit. Zůstane jako výstup: sestavu si z vlastního systému vyexportujete kdykoli. Přestane být ale místem, kde provoz žije.

Jak začínáme my

Nestavíme celý systém najednou. První etapa vezme to, co vás nejvíc zdržuje, obvykle evidenci zakázek s termíny, a má pevnou cenu, kterou znáte, než se začne. Po ní systém používáte a rozhodnete se, jestli se pokračuje.

U webů znáte cenu hned. U systému dostanete pevnou cenu každé etapy, než začne. Ceník i rozsah najdete na jedné stránce.

Když si nejste jistý, jestli to ve vaší firmě dává smysl, domluvte si hovor zdarma. Řekneme vám i to, když se vám vlastní systém nevyplatí.