Plánování montáží, které má v hlavě jeden člověk

V každé montážní a servisní firmě je jeden člověk, který ví všechno. Kdo kam zítra jede, co se má vzít s sebou, který zákazník se nesmí volat před desátou a kde se loni měnil ten samý díl. Většinou je to majitel.

Dokud je u telefonu, funguje to líp než jakýkoli software. Problém začne ve chvíli, kdy je nemocný, na dovolené nebo prostě v montážní jámě a nezvedá to.

Není to neefektivita, je to riziko

Plánování v hlavě bývá rychlé a firmy si ho obhajují tím, že zápis by je zdržel. To je pravda jen do prvního výpadku. Pak se ukáže, co všechno nikde není:

• kdo kam jede a v kolik,
• co se má vzít s sebou a co je ještě potřeba koupit,
• co se u zákazníka dělalo minule a co se slíbilo,
• co se stane s dalšími zakázkami, když se jedna posune,
• kdo má jaké oprávnění nebo revizi.

Sdílený kalendář tohle neunese. Kalendář zvládne termín, ale ne rozpracovanost, materiál a historii zařízení. Proto v něm plánování vždycky skončí jako doplněk k hlavě, ne jako náhrada.

Čtyři otázky, které to odhalí

Zkuste si na ně odpovědět nahlas:

• Kdyby zítra ráno nikdo z vedení nezvedl telefon, ví technik, kam má jet?
• Když zákazník zavolá s reklamací, dohledáte za minutu, kdo tam byl a co dělal?
• Kdyby se jedna montáž posunula o tři dny, kolik dalších se posune s ní a víte to hned?
• Kolik věcí se dozvíte jen tak, že se zeptáte jednoho člověka?

Když vám u dvou odpovědí není dobře, nejde o software. Jde o to, že provoz nikde není zapsaný.

Co udělat příští týden, ještě bez systému

Nejlevnější krok je vytáhnout z hlavy jednu vrstvu, ne všechno:

• Rozpis na týden napřed, jedno místo, přístupné všem technikům.
• U každé zakázky tři řádky: co se má udělat, co se k tomu veze, co se čeká od zákazníka.
• Po návštěvě jedna věta, co se udělalo, klidně fotka z telefonu.
• Seznam toho, co se čeká na dodání, aby se termín nesliboval naslepo.

Když tohle vydrží měsíc, máte dvě věci: firmu, která přežije váš týden mimo, a přesné zadání pro software, protože uvidíte, co se zapisuje snadno a co se nezapisuje nikdy.

Kde to přestane stačit

Papír a tabulka fungují do chvíle, kdy se rozpis začne měnit během dne. Přesun jedné montáže mění materiál, lidi i další termíny, a to už ručně neuhlídáte.

V tu chvíli má smysl vlastní plán práce: zakázka drží termín, lidi, materiál i historii zařízení, technik ji vidí v telefonu a zákazníkovi odejde potvrzení nebo připomínka samo. Nemusí to být velký systém. Stačí ta část, která se u vás mění každý den.

Jak to stavíme

Po etapách. První etapa bere jednu věc, obvykle plán práce s termíny a zakázkami, má pevnou cenu známou předem a hned se používá. Další etapa přijde, až ta první sedne.

Ceník i rozsah jsou veřejné, ukázky panelů si proklikáte na projektech. Když chcete slyšet, jestli se to u vás vyplatí, domluvte si hovor zdarma.